¿Problemas de comunicación en tu empresa?

Implementar nuevas tecnologías siempre es un proceso complejo y tardado, pensar en implementar una Intranet es algo que va desde los cientos hasta los miles de pesos y todos tus recursos disponibles del departamento de Tecnologías de la Información, el hecho es que una intranet es una herramienta indispensable para cualquier empresa de cualquier tamaño y muchas empresas no están dispuestas a invertirle tiempo ni dinero.

Para esas empresas y posiblemente también las que si pagarían una solución a la medida, Open Atrium es la solución. Con ésta herramienta podemos organizar de forma más efectiva la línea de tiempo de un proyecto así como el progreso del mismo en un solo lugar y con un set de herramientas que permiten una mejor comunicación de grupo y una mejor organización.

La instalación y configuración del sitio junto con la traducción de algunos textos incompletos al español, me tomaron 3 días. EL aprendizaje y capacitación del personal de T.I. me tomó 1 semana y obviamente la implementación y capacitación del personal me está tomando mucho más tiempo. Sin duda estoy gastando mucho menos dinero y tiempo del que éste tipo de soluciones normalmente toma implementar.

Para facilitar el trabajo a cualquiera que quiera probar ésta maravillosa herramienta a continuación mi experiencia sobre el uso de la misma.

Con Atrium como intranet, he desarrollado un método para aprovechar todo el potencial de las herramientas en base a mis primeras pruebas con proyectos reales:

Crear un grupo por proyecto.

El primer paso es crear un grupo pero, ¿con que base se crea el grupo?. Al principio hice un grupo por cada departamento y agregué los miembros de ese departamento a sus grupos correspondientes y aunque funcionó muy bien para organizar asuntos del departamento, al organizar proyectos que requieren la intervención de distintos departamentos la organización se rompió. Descubrí que la mejor forma de crear un grupo es hacerlo por proyectos y agregar a los miembros involucrados a ese proyecto al grupo.

Dividir el proyecto en subproyectos

Bien lo decía Julio César, la mejor estrategia para atacar cualquier problema es dividirlo en sus más básicos elementos e ir atacando uno por uno hasta lograr el objetivo global. Bajo esa premisa la organización de proyectos funciona de maravilla. Una vez creado un grupo como proyecto global, hay que crear la cantidad de proyectos individuales que sean necesarios y delegar a los miembros las responsabilidades de éstos proyectos. ¿Cómo? Es muy sencillo, supongamos que su empresa es una panadería y queremos hacer un pastel para una boda.

• El grupo a crear debe contener en el nombre la descripción del proyecto de tal forma que al leerlo sepamos de que proyecto estamos hablando sin que haya dudas. Por lo que podríamos llamarlo "Pastel para boda del Sr y la Sra Pérez".
• Creado el grupo elegimos a nuestro equipo de trabajo y lo damos de alta en la sección de Miembros. Los empleados Juan, Carlos, Pedro y María serán los encargados.
• Creado el equipo de trabajo comenzamos a dividir el proyecto en todas las partes básicas que deben realizarse para obtener nuestro pastel. En éste caso debemos Elegir una receta, cotizar los materiales, comprar los materiales, mezclar los ingredientes, cocinarlos, decorar el pastel y entregarlo en tiempo a nuestro cliente. Cada una de esas acciones se convierte en un proyecto.
• Una vez creados todos los proyectos debemos asignarle a los empleados sus responsabilidades. Por ejemplo: Queremos que Juan elija la receta. Entonces creamos un caso para el proyecto "Elección de la receta" y se lo asignamos a Juan con una prioridad alta y la siguiente descripción. "Del catálogo de pasteles para bodas, mandar una muestra de cada uno al Sr. Pérez y en base a su respuesta elegimos la receta correspondiente". Por cada actividad que Juan debe realizar para lograr elegir una receta, se agrega un caso nuevo y Juan debe darle seguimiento a cada una de ellas hasta Resolver el proyecto completo. La operación se repite con cada uno de los empleados y los pasos del proyecto global.

Calendarizar y subir recursos

Utilizando la herramienta de calendario podemos darle una proyección inicial al fin del proyecto basados en el tiempo que toma realizar cada una de las pequeñas actividades, así como informar a todos los miembros del equipo sobre las fechas de avances importantes o hitos del proyecto.

Utilizando la herramienta de Blog o Libreta, podemos proporcionar a todos los miembros del proyecto de la retroalimentación de los sucesos importantes del proyecto en tiempo real permitiendo escribir a cada uno de los miembros sus comentarios y opiniones al respecto.

En cualquiera de las dos herramientas podemos incluir archivos de recursos como formas y documentos de texto o pdf para que todos tengan acceso desde el mismo lugar a los archivos que se manejan durante el proyecto.

Alimentar la base de conocimiento

El evento más importante de ésta intranet es el proceso de aprendizaje. ¿Qué errores se cometieron? ¿Cómo se resolvieron? ¿Qué podemos hacer para no repetirlos? Todo ésto se debe documentar en la sección de Cuadernos de notas y con lujo de detalle se deben escribir los eventos relevantes y los datos que nos ayudarán a dar cada vez un mejor servicio.

Con éstos sencillos pasos podemos crear un proceso de organización de proyectos y mejora continua en un solo lugar y con la certeza de que futuros empleados podrán tener todos los elementos necesarios para continuar la labor sin perder el aprendizaje que se ha adquirido.

Comentario final

Open Atrium desde la instalación está listo para usarse, es intuitiva y muy amigable aún con usuarios de poca experiencia con éste tipo de herramientas. Recomiendo tomarse el tiempo para aprender a utilizar la herramienta y crear una metodología de trabajo sobre ella, vale la pena a largo plazo y si desaparece los problemas más comunes de comunicación interna. Es fácil de instalar, fácil de usar y fácil de implementar, además es gratis por lo cual se vuelve en una herramienta económica en su categoría y combinada con Google Apps es la mejor forma de incrementar la productividad en un negocio.

Se cree en México que los gringos solamente trabajan apegados a lo que estrictamente marca su descripción laboral, siendo que, personalmente he visto que los gringos trabajan más tiempo pensando en la satisfacción de sus clientes y la buena imágen de su empresa, por consecuencia llevando el desempeño de su trabajo más allá de sus responsabilidades directas.

Por otro lado, los gringos creen que los mexas somos barateros (que cobramos muy barato) porque nuestro trabajo es de inferior calidad. Es cierto que algunos sectores en México carecen del control estricto de las normas y estándares que se encargan de asegurar un cierto nivel de calidad en la producción, etc; Sin embargo el trabajo que se realiza en México es de excelente calidad e inclusive mejor que su competencia extranjera en algunos sectores industriales.

Hablando del área de Tecnologías de Información, mi área, se tienen muy marcados los problemas por viejos estereotipos y mitos que se arrastran a través de los años con la llamada gente de "Sistemas". Ser un Ingeniero en Sistemas ya es de por si complicado siendo empleado, ahora imaginen siendo Freelance.

Es muy difícil lidiar con empresas mexicanas que no están acostumbradas a que se lleve un estricto control de calidad y de servicio, catalogándolo de inútil o innecesario, sobre todo a la hora de pagar las horas que no reflejan trabajo, como las horas que toma realizar una planeación de proyecto, o crear documentos de gestión y planes de riesgo - por favor, eso ¿para que sirve? ¿porque toma tanto tiempo? y ¿porque debo pagarlo? - diria la mayoría.

Más complicado se torna cuando, en cima de todo, ya tienes tu metodología de trabajo elaborada para cumplir con las estrictas normas extranjeras (porque vivo en ciudad fronteriza y trabajo también para extranjeros), y en tu propio país no te quieren contratar, porque llevar esa metodología es muy caro y todo lo necesitan para ayer a precio de hace 5 años. Es por eso que les dejo algunos consejos prácticos para programadores que elaboré de mi experiencia personal con varias empresas desde que comencé de Lanza Libre.

• Elabora tu metodología de trabajo basandote en una norma. Existen muchas normas que pueden ser aplicadas en diversas áreas laborales, elige de preferencia una que ya esté implementada y probada en el área que te desempeñarás. Todas las normas y guías de estandarización contemplan niveles de crecimiento y van aumentando según tus necesidades el detalle con el cual se llevan los controles del trabajo.
• Elige bien tus herramientas de trabajo, Software y Hardware. Es muy importante tener en cuenta que necesitas herramientas básicas para poder brindar un servicio de calidad a tus clientes. Elige herrameintas sencillas, prácticas, no escogas herramientas que no sabes si utilizaras al principio, cuando las necesites realmente las puedes adquirir, categoriza tus necesidades y procura tener todo centralizado. No adquieras herramientas que son complicadas de usar o que no cuentan con un buen soporte técnico. Trata de personalizar tus herramientas y juega con ellas antes de adquirirlas o implementarlas definitivamente. Probablemente necesites pagar por algunas, no te preocupes, es una inversión que a la larga trae beneficios para ti y tus clientes.
• Captura y Archiva SIEMPRE. No importa que insignificante parezca un comentario, idea o correo electrónico. Créeme, algún día lo necesitarás, no importa cuando, ¿por qué? ni ¿para qué?, si tiene que ver con un trabajo, anótalo y archívalo. Nunca borres los correos electrónicos. Si puedes, haz que tus clientes firmen todo lo que se platica o acuerda por teléfono o personalmente. ¿Te llegó un correo con una solicitud de la secretaria?, no lo borres nunca, categorizalo y archivalo. Tómalo como una "Máxima Freelance".
• No te prostituyas. No importa que tan desesperado te encuentres por conseguir un proyecto nuevo, nunca le des preferencia a nadie. No importa si es tu familiar, tu amigo o el cliente es la persona de tus sueños, no des descuentos, ni tratos especiales a nadie!. No dejes que te cambien trabajo por servicios, ni que te prometan pagos sin fecha específica. Sobre todo, di no a los trabajos urgentes. si es para ayer, dile no a esa persona y cuéntaselo a quien más confinaza le tengas.
• Los amigos y la familia no se mezclan con los negiocios. Si tu familia y amigos te quieren, realmente te quieren, comprenderán que no puedes darte el lujo de darles ningún tipo de preferencia. Laboralmente, es mala idea tener empleados o ayudantes que puedan saber la forma de convencerte de poner el xbox en tu proyector en vez de estar trabajando juntos en aquella presentación que vence mañana, créeme, yo he estado ahí.
• Ten siempre un plan de apoyo. Es buena idea contar con el respaldo de una empresa externa u otro freelance que pueda sacarte de un apuro en caso de emergencia. Recuerda que el costo de éstas emergencias siempre se debe tomar en cuenta al realizar tu cotización con un documento de riesgos. Aprende a medir los riesgos y no tomes un trabajo que stenga altas probabilidades de fallar.
• Mide tus tiempos. Cada actividad que realizes, por pequeña que parezca, hay que cronometrarla e irla perfeccionando, al final podrás ahorrar costos y errores. Con el paso del tiempo te volverás más eficiente para cotizar y laborar. Ten siempre un control de tiempos y un sistema de reportes que tus clientes puedan consultar.
• Crea un régimen de trabajo. Siendo freelance, es muy fácil para tus clientes hablarte a las 8 de la noche para pedirte cambios urgentes o reportes de avance. No lo permitas, ten desde el principio un régimen de trabajo que deberás respetar como si fueras empleado. Ponte horarios definidos y cúmplelos. Créa un espacio de trabajo, si trabajas en tu casa, no tengas objetos que puedan distrarte en tu área de trabajo. Mantén siempre limpio y ordenado tu lugar de trabajo, es indispensable para mantener un ambiente sano y evitar los vicios laborales. Ten un horario de comida y descanso, procura no estar cerca del televisor o la cocina.

Hasta ahora es lo que mi corta experiencia de Freelance me ha dejado, espero que a alguien le sirva de algo éste post. En el futuro seguiré escribiendo mis experiencias y ampliando sobre el tema, cualquier sugerencia y comentario son bienvenidos. Si tienes algo que agregar a la lista, escribeme y con gusto lo anexo al post. Les dejo una herramienta muy útil que seguro les ayudará a resolver muchos problemas. Solo den clic en la imágen para ver el "Diagrama Universal de Flujo para Resolver Problemas".

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1. Cuando tecleamos mal una dirección.
2. Al entrar a una liga que teníamos guardada de hace mil años.

Pero... ¿Porque es el error 404?, ¿Porque no todos son iguales? A continuación un artículo que se me ocurrió crear en un momento de ocio sin igual.

VER ARTICULO

Esta increíble herramienta se integra perfectamente al Task Manager de Windows, creando un acceso a un menú tipo Windows *ver foto desde el cual puedes accesar tu correo electrónico, editar páginas web, abrir un acceso remoto a consola, correr un práctico antivirus, accesar a cualquier servidor de mensajes instantáneos, en fin... las posibilidades son infinitas, inclusive puedes correr el sistema operativo Mac OS 7.

En fin, es una herramienta bastante práctica, apta para todos aquellos que odien tener la misma configuración y los mismos archivos en la computadora de su trabajo y la de su casa.

:: WEB APPS ::

En éste, llamado Primer Fascículo, hablaré sobre las "Aplicaciones Web" o "Webapp" como se les conoce mundialmente.

Las webapps son, básicamente, software (Ej. Office, Visio, Notepad, y juegos de PC.) que puede ser accesado a través de un navegador de Internet (Ej. Internet Explorer, Safari, Firefox). Son populares ya que manejan al navegador como "cliente" (un cliente es un sistema computacional que accesa un servicio remoto o inclusive a otra computadora a través de "algún" tipo de red), además los programas no requieren de actualizaciónes distribuidas en masa, como CDs por ejemplo. Las webapps se usan para implementar principalmente Correos electrónicos, Tiendas en Línea, Subastas, Wikis, Foros de Discusión, Weblogs y MMORPGs(Massive Multiplayer Online Role Playing Game).

Un Webapp usado comunmente en e-Lab es el Joomla, que es usado como editor de contenidos dinámico.

:: Ventajas ::

1. Los webapps eliminan la intervención de empresas ajenas a una compañía para la modificación de su sitio.

2. Están disponibles desde cualquier lugar con acceso a internet.

3. No requieren instalación de ningún software especial para usarlos.

4. Son buenos para manipular archivos y restringir el acceso a ellos en la red de manera segura.

5. Son compatibles con cualquier sistema operativo y navegador de internet. "en teoría"

:: Algunas consideraciónes ::

Antes de ponerte a trabajar con una plataforma, debes conocer las opciónes y ventajas que te dan unas sobra otras. Los Frameworks vienen en distintos sabores y colores, conocerlos es importante para tomar una buena desición.

No importa si eliges UNIX y Familia o MICROSOFT, siempre y cuando estés conciente de las concecuencias. Personalmente prefiero usar un servidor LAMP, pero eso depende de cada quién.

:: Y ya fin... ::

Para mayores informes sobre ésta y otras tecnologías favor de contactar a su programador mas cercano. Esperen el siguiente fascículo la próxima semana por el mismo canal.

Coman frutas y verduras.