¿Problemas de comunicación en tu empresa?

Implementar nuevas tecnologías siempre es un proceso complejo y tardado, pensar en implementar una Intranet es algo que va desde los cientos hasta los miles de pesos y todos tus recursos disponibles del departamento de Tecnologías de la Información, el hecho es que una intranet es una herramienta indispensable para cualquier empresa de cualquier tamaño y muchas empresas no están dispuestas a invertirle tiempo ni dinero.

Para esas empresas y posiblemente también las que si pagarían una solución a la medida, Open Atrium es la solución. Con ésta herramienta podemos organizar de forma más efectiva la línea de tiempo de un proyecto así como el progreso del mismo en un solo lugar y con un set de herramientas que permiten una mejor comunicación de grupo y una mejor organización.

La instalación y configuración del sitio junto con la traducción de algunos textos incompletos al español, me tomaron 3 días. EL aprendizaje y capacitación del personal de T.I. me tomó 1 semana y obviamente la implementación y capacitación del personal me está tomando mucho más tiempo. Sin duda estoy gastando mucho menos dinero y tiempo del que éste tipo de soluciones normalmente toma implementar.

Para facilitar el trabajo a cualquiera que quiera probar ésta maravillosa herramienta a continuación mi experiencia sobre el uso de la misma.

Con Atrium como intranet, he desarrollado un método para aprovechar todo el potencial de las herramientas en base a mis primeras pruebas con proyectos reales:

Crear un grupo por proyecto.

El primer paso es crear un grupo pero, ¿con que base se crea el grupo?. Al principio hice un grupo por cada departamento y agregué los miembros de ese departamento a sus grupos correspondientes y aunque funcionó muy bien para organizar asuntos del departamento, al organizar proyectos que requieren la intervención de distintos departamentos la organización se rompió. Descubrí que la mejor forma de crear un grupo es hacerlo por proyectos y agregar a los miembros involucrados a ese proyecto al grupo.

Dividir el proyecto en subproyectos

Bien lo decía Julio César, la mejor estrategia para atacar cualquier problema es dividirlo en sus más básicos elementos e ir atacando uno por uno hasta lograr el objetivo global. Bajo esa premisa la organización de proyectos funciona de maravilla. Una vez creado un grupo como proyecto global, hay que crear la cantidad de proyectos individuales que sean necesarios y delegar a los miembros las responsabilidades de éstos proyectos. ¿Cómo? Es muy sencillo, supongamos que su empresa es una panadería y queremos hacer un pastel para una boda.

• El grupo a crear debe contener en el nombre la descripción del proyecto de tal forma que al leerlo sepamos de que proyecto estamos hablando sin que haya dudas. Por lo que podríamos llamarlo "Pastel para boda del Sr y la Sra Pérez".
• Creado el grupo elegimos a nuestro equipo de trabajo y lo damos de alta en la sección de Miembros. Los empleados Juan, Carlos, Pedro y María serán los encargados.
• Creado el equipo de trabajo comenzamos a dividir el proyecto en todas las partes básicas que deben realizarse para obtener nuestro pastel. En éste caso debemos Elegir una receta, cotizar los materiales, comprar los materiales, mezclar los ingredientes, cocinarlos, decorar el pastel y entregarlo en tiempo a nuestro cliente. Cada una de esas acciones se convierte en un proyecto.
• Una vez creados todos los proyectos debemos asignarle a los empleados sus responsabilidades. Por ejemplo: Queremos que Juan elija la receta. Entonces creamos un caso para el proyecto "Elección de la receta" y se lo asignamos a Juan con una prioridad alta y la siguiente descripción. "Del catálogo de pasteles para bodas, mandar una muestra de cada uno al Sr. Pérez y en base a su respuesta elegimos la receta correspondiente". Por cada actividad que Juan debe realizar para lograr elegir una receta, se agrega un caso nuevo y Juan debe darle seguimiento a cada una de ellas hasta Resolver el proyecto completo. La operación se repite con cada uno de los empleados y los pasos del proyecto global.

Calendarizar y subir recursos

Utilizando la herramienta de calendario podemos darle una proyección inicial al fin del proyecto basados en el tiempo que toma realizar cada una de las pequeñas actividades, así como informar a todos los miembros del equipo sobre las fechas de avances importantes o hitos del proyecto.

Utilizando la herramienta de Blog o Libreta, podemos proporcionar a todos los miembros del proyecto de la retroalimentación de los sucesos importantes del proyecto en tiempo real permitiendo escribir a cada uno de los miembros sus comentarios y opiniones al respecto.

En cualquiera de las dos herramientas podemos incluir archivos de recursos como formas y documentos de texto o pdf para que todos tengan acceso desde el mismo lugar a los archivos que se manejan durante el proyecto.

Alimentar la base de conocimiento

El evento más importante de ésta intranet es el proceso de aprendizaje. ¿Qué errores se cometieron? ¿Cómo se resolvieron? ¿Qué podemos hacer para no repetirlos? Todo ésto se debe documentar en la sección de Cuadernos de notas y con lujo de detalle se deben escribir los eventos relevantes y los datos que nos ayudarán a dar cada vez un mejor servicio.

Con éstos sencillos pasos podemos crear un proceso de organización de proyectos y mejora continua en un solo lugar y con la certeza de que futuros empleados podrán tener todos los elementos necesarios para continuar la labor sin perder el aprendizaje que se ha adquirido.

Comentario final

Open Atrium desde la instalación está listo para usarse, es intuitiva y muy amigable aún con usuarios de poca experiencia con éste tipo de herramientas. Recomiendo tomarse el tiempo para aprender a utilizar la herramienta y crear una metodología de trabajo sobre ella, vale la pena a largo plazo y si desaparece los problemas más comunes de comunicación interna. Es fácil de instalar, fácil de usar y fácil de implementar, además es gratis por lo cual se vuelve en una herramienta económica en su categoría y combinada con Google Apps es la mejor forma de incrementar la productividad en un negocio.

Ésa es la pregunta, ahora que la compañía Google anunció cambios en sus políticas de privacidad y de uso, muchos nos preguntamos ¿que rumbo está tomando la compañía?, ¿Es Google ahora del lado obscuro?, pero sobre todo, ¿es ese rumbo el que queremos tomar junto con ellos?. Personalmente he leído de principio a fin las nuevas políticas y no veo motivo para alarmarse, parte de los cambios incluyen: Damos consentimiento para usar nuestra información privada a través de todos sus servicios, lo cual no es tan grave como la nueva cláusula que nos advierte que nuestra información puede y será utilizada para fines de marketing de la empresa. Al menos, a diferencia de otras compañías no la venden a terceros. Aseguran que nuestros datos están seguros en sus servidores y que podemos irnos con todo y nuestra información al lugar que más nos convenga sin dejar ni rastro de que alguna vez existimos en Skynet Google.

El futuro es incierto y por si las dudas aquí una compilación de sitios y herramientas alternas a los servicios de google.

Buscador Google.

DuckDuckGo.com es una muy buena alternativa que alimenta su base de datos con sitios de colaboración pública como Wikipedia. Lo más bonito de ellos es que una de sus políticas estrictas de trabajo es la privacidad y aseguran que no graban ni monitorean la información de los usuarios.

GooglePlus.

Facebook. Peor es nada... además si soy fan de su nuevo look y acomodo de información cronológica, lo malo es que ellos si venden tu información a terceros y comparten tu actividad y gustos, igual que la mayoría de las Redes Sociales.

Picasa.

Flickr que es una marca de Yahoo, ha estado desde el principio ofreciendo éste tipo de servicios cuenta con un excelente plan gratuito y un aún mejor servicio pagado en el cual puedes almacenar fotos, vídeos y organizar tus álbumes de manera muy completa. Un beneficio adicional es que puedes darle a tus fotos y vídeos el tipo de licencia que tu quieras, abierta o protegida.

Google Translate.

Babel Fish, ahora perteneciente a Yahoo, ha sido desde el 99 una de las mejores opciones para traducir todo tipo de textos en la mayoría de los idiomas existentes. Además su nombre es una referencia de mi libro de ciencia ficción preferido.

Google Sites.

Existen hoy en día muchísimos servicios mejores que el de Google para crear sitios web. De todos, mi favorito siempre será WordPress debido al nivel de personalización al que puedes sumergirte al diseñar un blog o sitio web, aunque hay muchos servicios muy buenos, como Tumblr, Typepad y Posterous.

Google Reader.

Uno de los mejores servicios de Google seguramente tiene competencia por ahí. Antes de Reader yo utilizaba Digg, y después StumbleUpon auqnue también son muy buenos, Delicious, SlashDot y Reddit.

Youtube.

El servicio más importante de Google después de su buscador es sin lugar a duda Youtube. Des afortunadamente también youtube entra en el grupo de sitios web a los cuáles afectarán las nuevas reglas. Afortunadamente hay muchas muy buenas opciones por ahí, como: Vimeo, Current Tv, Ted, Blip Tv, Hulu, Ustream y Blinkx.

Docs.

Google Docs es uno de los más prácticos servicios que han existido para oficinistas y estudiantes desde que se inventó la internet. Afortunadamente no son el único servicio existente, podemos considerar los siguientes como muy buenas alternativas: Zoho, Buzzword, OpenGoo y EtherPad.

GoogleMaps / Google Earth.

No hay mucho de donde agarrar con éste servicio ya que indiscutiblemente el de Google es el mejor. Pero algunas buenas opciones que no son malignas son: OpenLayers y PolyMaps.

Google Apps.

Por su puesto tenemos... o era... mmm. Maldita sea! No conozco ningún servicio similar, así que si conocen alguno por favor comenten. También comenten si les gustó el artículo, o si no los gustó o por cualquier motivo!.

Poniendo en contraste ambos puestos se podría decir que un CTO se encarga de desarrollar o inventar y patentar tecnologías para la empresa, mientras que un CIO se encarga de utilizar de manera eficiente las tecnologías existentes para resolver las necesidades de la empresa.

¿Puede una empresa tener los dos puestos?
Muchas grandes empresas cuentan con las dos posiciones. Cada una es independiente de la otra a nivel organizacional aunque las dos dependan una de otra a nivel operacional.

¿Puede un ejecutivo cubrir ambos puestos?
Aunque no es imposible el nivel de responsabilidad crece al doble y los riesgos tienen mayores consecuencias negativas. Se requiere de un Project Manager que conozca a la perfección de las necesidades de la empresa, así como el completo apoyo de las áreas ejecutivas.

Para poder desarrollar tecnología se debe contar con departamento bien organizado y establecido de Tecnologías de información, que serviría de base y apoyo para el departamento de Investigación y Desarrollo. Al no tener ninguno de los dos y querer desarrollar ambos departamentos, se embarcan las empresas en la tarea de resolver muchas necesidades urgentes en muy poco tiempo. Creo que la mejor opción que se puede tomar es tener al responsable del desarrollo de ambas áreas administrando equipos de trabajo freelance hasta llegar al punto de madurez que permita a nuevos miembros integrarse de manera permanente al equipo de trabajo. De ésta forma gran parte de la responsabilidad cae en externos que no generan un gasto permanente y los riesgos se reducen para la empresa.

Tener la "Misión" actualizada de la empresa es fundamental para éste proceso, parte de las estrategias que deben tomarse en cuenta tienen todo que ver con el rumbo de la empresa y los objetivos que espera lograr a largo plazo. Es por ésto que lo más importante es tener un documento de normalización de servicios y tecnologías que persigan el objetivo de la empresa con una visión de negocios relevante a lo que se hace HOY y lo que se quiere hacer MAÑANA.

Alguno de los pasos a seguir a grandes rasgos son:

- Saber el objetivo de la empresa y el rol del departamento.
- La identificación de las carencias.
- El inventario de los servicios existentes y equipos de trabajo.
- La creación de la norma.
- Organizar el equipo de trabajo.
- Ejecutar la norma.
- Mantener la operación estable.
- Crear nuevos objetivos.
- El ciclo se repite.

Aunque es un ejemplo muy simplificado, siguiendo una metodología similar se puede lograr arrancar un equipo completo de TI que sea funcional y relevante a la empresa.

SOFTWARE:

5.- Google Chrome

Cuando Google anuncio el navegador de internet Chrome, no me emocionó la noticia, debido a que pensaba que no había nada que pudiera superar al poderoso Firefox, y asi fué... sin embargo el Google Chrome es actualmente mi navegador de preferencia para navegar casualmente por la internet, es veloz, confiable y sobre todo muy práctico. Firefox sigue siendo mi navegador de batalla, con el que programo y "debugeo", sin embargo Chrome tiene mucho potencial para reemplazar a Safari, Opera o IE por su simplicidad, velocidad y funciones como el fabuloso "Create Application Shortcut".

4.- Audacity

Mi salvador en tiempos de crisis. Audacity es el mejor editor de audio open source que existe, es ligero, confiable y muy fácil de utilizar. Gracias a Audacity puedo hacer mezclas de sampleos y ediciones express para casos de urgencia sin tener que contar con una super tarjeta de audio o un software caro y elaborado para ello.

3.- GIMP

Como la mayoría de los desarrolladores web que existen en el mundo, no nos interesa pagar 300dls por un Fireworks o 700dls por un Photoshop, sólo queremos retocar imágenes a nivel muy básico, una manita de gato aquí y allá, un reacomodo sencillo de diseño, etc. El GIMP es nuestra solución, un editor de imágenes muy avanzado y completo, cuenta con la mayoría de las funciones básicas necesarias para poder editar profesionalmente una imágen. Dejemos el software caro a los diseñadores Macofilos que creen que pagar 2000dls por un logo mordido es "cool".

2.- Firefox 3

Sin duda el mejor explorador web que existe actualmente, ocupando el 21.34% de uso compartido de navegadores a nivel mundial (dato de Diciembre del 2008) se posiciona como el favorito del 90% de los Desarrolladores Web debido a la basta gama de extensiones que desarrollan terceros para darle mayor funcionalidad al navegador, es posible debugear, HTML, PHP, Javascript, tu nombralo... lo que sea. Es un navegador más seguro que IE e implementa estándares a diferecnia de IE, por ello es más sencillo programar para Firefox y lograr una mejor experiencia de navegación.

1.- WordPress

¿Qué puedo decir de WordPress?, sin el más popular sistema de gestión de contenido no existiria éste blog. Canijochamaco vive gracias a WordPress, y la versión más reciente es increiblemente práctica y la interfaz es muy amigable aún para usuarios sin experiencia en gestores de contenidos.

Normalmente para escuchar música solía utilizar "Winamp", pero desde que entré a la moda de Apple hace 5 años, me veo en la necesidad de utilizar iTunes por las comodidades que ofrece a usuarios de un iPod.

Debido a que mi playlist actualmente es de 12,538 rolas más podcasts, videos, películas y rentas me gusta mantenerlo en perfecto orden y darle mantenimiento continuo y iTunes se pinta solo para realizarlo adecuadamente. Siempre supe que iTunes es un programa de los denominados "traga recursos", pero no sabía a que grado, hasta hoy, cuando noté que después de 4 horas de funcionamiento, mi computadora comenzaba a realizar más lento actividades normales, como mostrar una ventana de exploración de Windows o abrir cualquier otra aplicación. Nunca antes me había sucedido, y por otro lado nunca antes había tenido iTunes activo tanto tiempo. Al realizar una revisión de rutina para ver en que diablos está ocupado mi operativo, descubrí una verdad inquietante que comparto con ustedes para que lo piensen si tienen librerías muy grandes o piensan depender de iTunes para una fiesta. La imagen mostrada a continuación, muestra el consumo de memoria de iTunes después de 4 horas de uso con una librería de más de 12,000 archivos.

iTunes, The Memory Eater!