Implementando Open Atrium como intranet

¿Problemas de comunicación en tu empresa?

Implementar nuevas tecnologías siempre es un proceso complejo y tardado, pensar en implementar una Intranet es algo que va desde los cientos hasta los miles de pesos y todos tus recursos disponibles del departamento de Tecnologías de la Información, el hecho es que una intranet es una herramienta indispensable para cualquier empresa de cualquier tamaño y muchas empresas no están dispuestas a invertirle tiempo ni dinero.

Para esas empresas y posiblemente también las que si pagarían una solución a la medida, Open Atrium es la solución. Con ésta herramienta podemos organizar de forma más efectiva la línea de tiempo de un proyecto así como el progreso del mismo en un solo lugar y con un set de herramientas que permiten una mejor comunicación de grupo y una mejor organización.

La instalación y configuración del sitio junto con la traducción de algunos textos incompletos al español, me tomaron 3 días. EL aprendizaje y capacitación del personal de T.I. me tomó 1 semana y obviamente la implementación y capacitación del personal me está tomando mucho más tiempo. Sin duda estoy gastando mucho menos dinero y tiempo del que éste tipo de soluciones normalmente toma implementar.

Para facilitar el trabajo a cualquiera que quiera probar ésta maravillosa herramienta a continuación mi experiencia sobre el uso de la misma.

Con Atrium como intranet, he desarrollado un método para aprovechar todo el potencial de las herramientas en base a mis primeras pruebas con proyectos reales:

Crear un grupo por proyecto.

El primer paso es crear un grupo pero, ¿con que base se crea el grupo?. Al principio hice un grupo por cada departamento y agregué los miembros de ese departamento a sus grupos correspondientes y aunque funcionó muy bien para organizar asuntos del departamento, al organizar proyectos que requieren la intervención de distintos departamentos la organización se rompió. Descubrí que la mejor forma de crear un grupo es hacerlo por proyectos y agregar a los miembros involucrados a ese proyecto al grupo.

Dividir el proyecto en subproyectos

Bien lo decía Julio César, la mejor estrategia para atacar cualquier problema es dividirlo en sus más básicos elementos e ir atacando uno por uno hasta lograr el objetivo global. Bajo esa premisa la organización de proyectos funciona de maravilla. Una vez creado un grupo como proyecto global, hay que crear la cantidad de proyectos individuales que sean necesarios y delegar a los miembros las responsabilidades de éstos proyectos. ¿Cómo? Es muy sencillo, supongamos que su empresa es una panadería y queremos hacer un pastel para una boda.

• El grupo a crear debe contener en el nombre la descripción del proyecto de tal forma que al leerlo sepamos de que proyecto estamos hablando sin que haya dudas. Por lo que podríamos llamarlo «Pastel para boda del Sr y la Sra Pérez».
• Creado el grupo elegimos a nuestro equipo de trabajo y lo damos de alta en la sección de Miembros. Los empleados Juan, Carlos, Pedro y María serán los encargados.
• Creado el equipo de trabajo comenzamos a dividir el proyecto en todas las partes básicas que deben realizarse para obtener nuestro pastel. En éste caso debemos Elegir una receta, cotizar los materiales, comprar los materiales, mezclar los ingredientes, cocinarlos, decorar el pastel y entregarlo en tiempo a nuestro cliente. Cada una de esas acciones se convierte en un proyecto.
• Una vez creados todos los proyectos debemos asignarle a los empleados sus responsabilidades. Por ejemplo: Queremos que Juan elija la receta. Entonces creamos un caso para el proyecto «Elección de la receta» y se lo asignamos a Juan con una prioridad alta y la siguiente descripción. «Del catálogo de pasteles para bodas, mandar una muestra de cada uno al Sr. Pérez y en base a su respuesta elegimos la receta correspondiente». Por cada actividad que Juan debe realizar para lograr elegir una receta, se agrega un caso nuevo y Juan debe darle seguimiento a cada una de ellas hasta Resolver el proyecto completo. La operación se repite con cada uno de los empleados y los pasos del proyecto global.

Calendarizar y subir recursos

Utilizando la herramienta de calendario podemos darle una proyección inicial al fin del proyecto basados en el tiempo que toma realizar cada una de las pequeñas actividades, así como informar a todos los miembros del equipo sobre las fechas de avances importantes o hitos del proyecto.

Utilizando la herramienta de Blog o Libreta, podemos proporcionar a todos los miembros del proyecto de la retroalimentación de los sucesos importantes del proyecto en tiempo real permitiendo escribir a cada uno de los miembros sus comentarios y opiniones al respecto.

En cualquiera de las dos herramientas podemos incluir archivos de recursos como formas y documentos de texto o pdf para que todos tengan acceso desde el mismo lugar a los archivos que se manejan durante el proyecto.

Alimentar la base de conocimiento

El evento más importante de ésta intranet es el proceso de aprendizaje. ¿Qué errores se cometieron? ¿Cómo se resolvieron? ¿Qué podemos hacer para no repetirlos? Todo ésto se debe documentar en la sección de Cuadernos de notas y con lujo de detalle se deben escribir los eventos relevantes y los datos que nos ayudarán a dar cada vez un mejor servicio.

Con éstos sencillos pasos podemos crear un proceso de organización de proyectos y mejora continua en un solo lugar y con la certeza de que futuros empleados podrán tener todos los elementos necesarios para continuar la labor sin perder el aprendizaje que se ha adquirido.

Comentario final

Open Atrium desde la instalación está listo para usarse, es intuitiva y muy amigable aún con usuarios de poca experiencia con éste tipo de herramientas. Recomiendo tomarse el tiempo para aprender a utilizar la herramienta y crear una metodología de trabajo sobre ella, vale la pena a largo plazo y si desaparece los problemas más comunes de comunicación interna. Es fácil de instalar, fácil de usar y fácil de implementar, además es gratis por lo cual se vuelve en una herramienta económica en su categoría y combinada con Google Apps es la mejor forma de incrementar la productividad en un negocio.